Boka besök

Kontakt

Centuri dokumenthantering är ett dokumenthanteringssystem med en heltäckande lösning som hanterar både verksamhetsstyrande, stödjande och redovisande information, till exempel riktlinjer, policy, instruktioner, blanketter, formulär och protokoll. Ett effektivt godkännandeförfarande möjliggör en decentralisering av dokumentframtagningen med bibehållen kontroll på utgivningsprocessen.

Ordning och reda

Centuri är ett användarvänligt dokumenthanteringssystem som på ett enkelt och effektivt sätt kan hjälpa verksamheten att hålla ordning och reda på all information som medarbetarna behöver ta del av snabbt. Centuri lever dessutom upp till högt ställda kvalitetskrav från bland annat SWEDAC, FDA, BRC och kravstandarder som ISO 9000, 14000 och 22000. Detta återspeglas i vår kundstruktur där en stor majoritet har ackrediterade eller certifierade ledningssystem.

Demonstration

Vi är återförsäljare av Centuri dokumenthantering. Kontakta oss så berättar vi mer och bokar in en demonstration.

Benny Rimsfeldt
benny.rimsfeldt@dekon.se

Fördelar med Centuri

Dagens stora informationsmängd ökar behovet av att kontrollera flödet av information inom organisationer. Det sker hela tiden ett utbyte av information internt, men också gentemot till exempel kunder, ägare, leverantörer och myndigheter. Det är av avgörande betydelse för en organisations framgång att informationen som kommuniceras är begriplig, tydlig och aktuell. Behovet accentueras dessutom ofta av externa krav från olika standarder och regelverk.
Centuri förenklar arbetet med all dokumentation. Centuri tar inte bara hand om presentationen utan stödjer aktivt utgivningsprocessen av dokument. Fördelarna med det är många, främst kortare ledtider från idé till publicerat dokument, bättre överblick samt enklare att förändra information vid behov.

grafik-centuri

Centuri förenklar arbetet med all dokumentation. Centuri tar inte bara hand om presentationen utan stödjer aktivt utgivningsprocessen av dokument. Fördelarna med det är många, främst kortare ledtider från idé till publicerat dokument, bättre överblick samt enklare att förändra information vid behov.

Lätt att hitta information
För att människor ska uppleva användandet av ett dokumenthanteringssystem som meningsfullt, måste det vara enkelt att hitta efterfrågad information. Undersökningar visar att det går åt mycket tid att leta efter relevant information. Det kan snabbt bli ett irritationsmoment som tar onödig tid och kraft i anspråk. Vi på Centuri AB har därför bestämt oss för att det absolut viktigaste är enkelheten. Centuri erbjuder funktioner som ger varje användare ett personligt urval av information samt en aktiv sökning på såväl dokumentegenskaper som dokumentinnehåll.

Enkelt att skapa och ändra information
Omvärlden såväl som den egna organisationen förändras. Detta medför att informationen som används för att styra verksamheten måste förändras i takt med ändrade förutsättningar. För att uppnå det får inte den administrativa processen för att ändra och distribuera information vara så arbetskrävande att den blir ett hinder. Centuri eliminerar många praktiska hinder för dokumentutgivning genom att erbjuda ett mycket bra och effektivt stöd för hela utgivningsprocessen. Beprövad pedagogik gör det lätt, även för ovana användare.

Användarvänligt gränssnitt
Centuri ger erbjuder ett användarvänligt gränssnitt för att kunna hitta rätt information snabbt. Medarbetarna behöver inte bry sig om var informationen finns lagrad, utan kan koncentrera sig på att hitta den. Detta sker genom olika vyer. Dessa vyer presenterar informationen på olika sätt. Man kan välja själv vilket sätt som passar bäst för tillfället. Att byta vy sker snabbt, vilket ger möjligheten att alltid välja optimalt presentationssätt. Centuri kan bland annat filtrera ut den information som medarbetaren är berörd av.

Kraftfull sökning
Förutom att söka information via vyerna är Centuris sökfunktion mycket kraftfull. Man kan exempelvis söka på de dokument som:

har en titel innehållande ordet ”order”
innehåller ordet ”godsmottagning”
är kopplade till en viss avdelning, enhet, roll, standard eller process
är utgivna den senaste månaden
utgivna av en viss utfärdare eller godkända av en viss godkännare
hör till kategorin arbetsinstruktioner

All information om dokumentet
Det ska aldrig råda någon tveksamhet över att informationen är aktuell. Som användare av Centuri behöver man aldrig oroa sig över detta. All information som finns i systemet är godkänd, publicerad och giltig. Vill man veta mer om ett dokument kan man titta på dess egenskaper. Via egenskaperna man veta vem som upprättat, granskat och godkänt dokumentet samt dess giltighetstid, relationer till andra dokument, avdelningar, enheter, roller, processer, standarder med mera.

Jämförelse mot tidigare utgåvor
Det kan ibland vara svårt att se vad som förändrats mellan två utgåvor. Centuri hjälper till genom att visa ett jämförelsedokument där man enkelt kan se skillnaden mellan aktuell utgåva och den föregående utgåvan.

Synpunkter på publicerade dokument
I Centuri finns möjlighet att skicka synpunkter på dokumenten. Synpunkterna skickas automatiskt via e-post till rätt person. Det är tryggt att veta att detta sker automatiskt och med Centuri behöver man inte bekymra sig över sådant. Går det lätt att ge synpunkter på ett dokument är chansen större att informationen blir mer korrekt, vilket alla i organisationen vinner på.

Inbyggd hjälpfunktion
Centuri är lätt att administrera eftersom det finns tydliga dialoger och en hjälpfunktion som är inbyggd i systemet som leder samordnaren/systemadministratören genom sina arbetsuppgifter. Designen av Centuri är anpassad för att man lätt ska kunna ändra i systemet i takt med att organisationen förändras. Detta kan gälla vid exempelvis personalomsättningar eller omorganisationer.

Hur går det till att skapa information i Centuri?

Centuri underlättar alla steg från att skapa ett nytt dokument till att arkivera det. Bilden ovan ger exempel på de steg i utgivningsprocessen som är möjlig, men det kan se olika ut beroende på vilken typ av dokument som ska publiceras och hur man har valt att konfigurera systemet. Till exempel kan man ha flera granskare och/eller remissmottagare för vissa typer av styrande dokument, men för en del redovisande dokument krävs varken granskning, remiss eller godkännande, utan kan publiceras direkt.

Använd olika typer av program
Texterna kan skrivas i  de flesta program, som till exempel Microsoft Word, Open Office, Power Point eller Excel. Centuri är helt oberoende av vilken applikation man använder för att skriva dokument, men med Microsoft Word och Microsoft Excel kan man dock få utökad funktionalitet.

Pappersmottagare
Centuri tillhandahåller funktioner för att hantera och distribuera registrerade papperskopior, som ska visas på anslagstavlor, i tarifoldrar och pärmar med mera.