Boka besök

Kontakt

Projektplanering

DEKON Engineering representerar system som täcker olika grader (och behov) av funktionalitet. Nedan följer en generell beskrivning utifrån våra erfarenheter från projektplanering.

För projektplanering direkt relaterad till produktion, läs om Produktionsplanering.

Projektverksamhet – vad är det?

Projektverksamheten kännetecknas av att flera delprojekt, projekt eller projektportföljer är igång samtidigt och nyttjar en gemensam resursbas, bestående av permanenta eller tillfälliga resurser. Planläggningen går ut på att säkra resurstillgången för alla projekten parallellt med ett effektivt resursnyttjande, samtidigt som respektive projektområde skall få ett optimalt förlopp för alla projektintressenter. Resurserna kan vara personer och/eller utrustning såsom; maskiner, fordon, konferensrum, projektorer m.m. Som projektverksamhet räknas enligt vår definition ex.vis konsultarbete, underhåll, olika serviceområden, revisioner, entreprenader m fl.

Projektplanering – på vårt sätt

Definitioner

  • Projekt är en övergripande beteckning för ett antal sammanhörande aktiviteter, ofta med inbördes beroenden.
  • Med projektplanering avser vi här alla typer av planeringsaktiviteter och behov, vilka inte direkt kan härledas till, eller har beroenden mot, produktionsplanering. För övrigt är det vanligt med element av projektplanering inom produktion. Läs om hur du definierar din produktionsprofil.
  • För att planera och genomföra projekt behövs resurser. Därför inkluderar vi, och lägger stor fokus på, resursplanering.
  • För att resurser skall kunna delges planerad information inkluderar vi även denna del i informationsprocessen.

Vem behöver ett system för projektplanering?

Vi vänder på frågan och säger; vem behöver inte planera sin verksamhet? Svaret borde vara ”Ingen”!

Däremot så är konsekvenserna av bra eller bristande planering inte desamma överallt. Med dessa förutsättningar är det heller inte givet vilka verktyg som respektive verksamheten bör använda.

Enligt definitionerna ovan så inkluderar vi i Projektplanering allt från traditionella konsultuppdrag till alla andra typer av ej produktionsrelaterade, men resurs- eller utrustningskrävande, aktiviteter, som t ex underhåll eller annan fältrelaterad verksamhet. Då behöver ett väl fungerande planeringssystem kunna hantera såväl Projekt-, Gantt- och Kalender-vyer, som olika typer av visningsurval för t ex belastningsgrafer.

Den allra enklaste ”planeringen” tycker sig någon kanske kunna hantera i sin fickkalender eller i inboxen för e-post. Vi har också sett allt från olika planeringstavlor till Excel-lösningar, samt Outlook-kalendrar.

Samtliga dessa varianter leder oftast till olika typer av planeringsbrister, allt från borttappade kalendrar till att man inte hunnit flytta staplarna i Excel, eller på tavlan. Och tänk om den ansvarige blir sjuk!

Vi bedömer att förbättringspotentialen inom planeringssektorn generellt är mycket stor. Vi anser samtidigt att en investering i planeringssystem sannolikt är en typ av IT-investering där det både snabbt och tydligt kan påvisas positiva effekter i verksamheten. Nämnda förändringar kan ofta direkt översättas till ett förbättrat ekonomiskt resultat. Synbara vinster uppträder ofta i form av tidsbesparing, kortare resor, effektivt nyttjande av utrustning, framförhållning, att tidigt kunna informera intressenter om kommande avvikelser, mindre stress, färre akuta insatser, bättre semesterplanering etc.

Oavsett vilka befintliga system kunden har så är det den bedömda förbättringspotentialen som ligger till grund för en investering, även i denna typ av verksamhetsutveckling. När olika momentana förändringar ställer till det eller när man helt enkelt inte har bra har koll på vardagen eller då olika intressenter inte alltid erhåller nödvändig eller förväntad information – då har sannolikt gränsen för att kunna räkna hem en investering redan passerats.

När man har svårt att, inom rimlig tid och med erforderlig precision, svara på någon av följande fråge-exempel finns det naturligtvis en påtaglig förbättringspotential;

  • Kan vi ta ett detta projekt och bli klara i tid?
  • Skall vi komplettera med externa resurser?
  • Fungerar projektrapporteringen från alla entreprenörer?
  • Har vi någon i den regionen?
  • Vilka milstenar skall jag bevaka nästa vecka?
  • Hur ser min kalender ut om 3 veckor?
  • Vilken beläggning har vi i månad…?
  • Om jag allokerar resurstid till parallellt projekt, vad händer då?
  • Vilka finns tillgängliga för möte?
  • Vilka projekt arbetar en viss resurs med nu?

Finns det standardsystem?

Visst finns det standardsystem. Alla planeringssystem du kan köpa, och där leverantören inte måste bistå er med exklusiv programmering är standardsystem. Vi rundar av frågan och säger att alla leverantörer har standardsystem, frågan är bara om de innehåller den funktionalitet och flexibilitet ni behöver.

Vad som är lika viktigt, under förutsättning att det aktuella systemet har efterfrågad funktionalitet, är att det är intuitivt och därmed enkelt att använda. Både för de ”vanliga” användarna (ofta fler till antalet samt med lägre behörighet) och för den/dom som ansvarar för planeringen.

Planera fristående eller koppla till annat system

Det finns ingen generell regel som säger hur ett system skall användas. Däremot finns det en ”regel” som säger att samma data inte bör hanteras manuellt mer än en gång (i mer än ett system). Här måste man helt enkelt se från fall till fall vad som är lämpligast, men har man en mer eller mindre fullständig administrativ hantering av aktuella aktiviteter och resurser i exempelvis ett underhållssystem, så faller det sig naturligt att befintligt system fortsatt hanterar denna ”master-data” och att erforderligt urval av data exporteras till planeringssystemet. Att det skall förflyttas information i motsatt riktningen är däremot inte lika självklart.

Trots ovanstående så kan det finnas skäl att använda ett planeringssystem fristående, åtminstone till att börja med.

Vi har ett egenutvecklat system – kan man koppla det?

Det är egentligen inte intressant vad systemet heter eller vem som utvecklat det. Intressant är däremot vilken information som finns tillgänglig och att den är aktuell. Vi har genomfört ett antal integrationer mot system som det garanterat finns endast ett exemplar av. Ett bra planeringssystem ökar kraven på korrekt data, men ger en ”positiv utväxling” där en förbättring nästan per automatik styr upp flera andra parametrar.

Kontakta Benny direkt | 0768 800 263